شاید سوال ساده‌ای به نظر برسد: چه زمانی باید در دادگاه حاضر شویم؟ پاسخ اغلب این است: «همان روز و ساعتی که در ابلاغیه تعیین شده است».
اما اول این که همه مراجعات ما لزوماً با تعیین وقت قبلی نیست و ثانیاً، حتی در مواردی که وقت قبلی تعیین شده، کافی است یک صبح تا ظهر در راهروهای دادگاه باشیم و ببینیم که خیلی از مراجعان با تاخیر می‌رسند و فرصت حضور در جلسه را از دست می‌دهند.
عدم حضور به‌موقع می‌تواند تبعات قابل توجهی داشته باشد. من در این یادداشت به شما خواهم گفت که وقتی زمان مشخصی برای شما در نظر گرفته‌اند، چه ملاحظاتی را رعایت کنید تا ناخواسته جلسه را از دست ندهید. علاوه بر آن، در ارتباط با مواردی که حضورتان با تعیین وقت قبلی نیست، نکاتی خواهم گفت تا زمان بهتری برای حضور انتخاب کنید.
حضور در جلساتی که روز و تاریخ آن‌ها مشخص شده است
خیلی اوقات ابلاغیه‌ای می‌آید و از شخص می‌خواهند که مثلاً در فلان روز و ساعت، بابت جلسه رسیدگی یا ادای توضیحات یا شنیدن اظهارات شهود در جلسه حاضر شود.
اول از همه، زیاد به حافظه‌تان اتکا نکنید. خیلی پیش می‌آید که تاریخ و ساعت ثبت‌شده در ذهن ما با آنچه واقعاً در ابلاغیه ذکر شده، تفاوت دارد. مثلاً شاید در اوج اضطراب، جای روز و ماه را اشتباه گرفته‌ایم، یا عددی را به اشتباه خوانده و در ذهن ثبت کرده‌ایم. برای مثال، عدد «۴» را برای ماه دیده‌ایم و بی‌درنگ آن را «مرداد» تصور کرده و بر همین اساس برنامه‌ریزی کرده‌ایم. پس ابلاغیه را چندین بار و با فاصله با دقت بازبینی کنید تا از صحت تاریخ و ساعت اطمینان کامل حاصل کنید.
پس از اطمینان از تاریخ، باید برای حضور به‌موقع برنامه‌ریزی کنید. توصیه من این است که همواره تلاش کنید حداقل یک ساعت زودتر از زمان تعیین‌شده در محل دادگاه حاضر شوید.
دلایل روشنی برای این احتیاط وجود دارد. ممکن است برای ورود به ساختمان دادگاه یا برای تحویل دادن تلفن همراه با صف‌های طولانی مواجه شوید. از سوی دیگر، بسیاری از مجتمع‌های قضایی در مناطق شلوغ شهری قرار دارند و احتمال رویارویی با ترافیک سنگین یا صرف زمان زیاد برای یافتن جای پارک وجود دارد. همچنین شاید متوجه شوید که خودرویتان روشن نمی‌شود، یا متوجه شوید یک سند مهم را در کیف‌تان نگذاشته‌اید و پیدا کردن آن زمان‌بر است. این حاشیه زمانی یک ساعته، سپری برای محافظت از شما در برابر چنین حوادثی است.
موضوع «اعلام حضور» را هرگز فراموش نکنید. همان‌طور که احتمالاً در ابلاغیه شما نیز ذکر شده، معمولاً از شما خواسته می‌شود ۱۵ یا ۳۰ دقیقه پیش از شروع جلسه، حضور خود را به دفتر شعبه اعلام کنید. ممکن است در عمل، برخی دفاتر این موضوع را چندان جدی نگیرند، اما شما موظف هستید به این تکلیف عمل کنید. وارد شعبه شوید و به روشنی هویت خود و ساعت جلسه‌تان را اعلام نمایید.
البته به اعلام حضور اکتفا نکنید. در ازدحام و شلوغی دادگاه، ممکن است اعلام حضور شما در میان مراجعات متعدد، از ذهن کارکنان دفتر پاک شود. باید کاملاً هوشیار و گوش به زنگ باشید. هنگامی که شما را برای ورود به جلسه صدا می‌زنند، برای مثال می‌گویند: «جلسه ساعت ۹»، باید بلافاصله وارد شوید. به بیان شفاف‌تر، اگر شما را صدا بزنند و شما در راهرو حضور نداشته باشید، اعلام حضور قبلی کمکی به شما نخواهد کرد و جلسه غیاباً برگزار می‌شود.
ممکن است برخی به شما بگویند که جلسات دادگاه همیشه با تأخیر آغاز می‌شود. اما تجربه شخصی من نشان می‌دهد که درست در همان روزی که شما با تأخیر می‌رسید، جلسه به شکلی کم‌سابقه، منظم و دقیقاً در زمان مقرر برگزار می‌شود. بسیاری از قضات نیز بر روی زمان‌بندی حساسیت ویژه‌ای دارند و تأخیر شما را به هیچ عنوان نمی‌پذیرند.
پس، جمع‌بندی این است: با احتساب تمام احتمالات، از ترافیک و یافتن جای پارک گرفته تا حوادث پیش‌بینی‌نشده، طوری برنامه‌ریزی کنید که حداقل یک ساعت زودتر در دادگاه حاضر باشید.
اما نکته دیگر این است که کارهای مهم مثل هماهنگی با شهود، یا قرار دادن اسناد در کیف را به روز جلسه یا حتی آخرین روزهای منتهی به جلسه موکول نکنید. من در یک یادداشت، فهرستی از مهم‌ترین وسایل مورد نیاز برای حضور در جلسات را تهیه کرده‌ام؛ این فهرست را ببینید و اقلام را چند روز قبل از جلسه فراهم کنید.
وقتی به جای تاریخ و ساعت، بازه زمانی حضور تعیین شده است
در برخی ابلاغیه‌ها، به جای تعیین روز و ساعت دقیق، یک بازه زمانی مشخص می‌شود. برای مثال، به شما ابلاغ می‌شود که «ظرف ۵ روز» به شعبه مراجعه کنید. این نوع ابلاغ معمولاً برای جلسات رسیدگی صادر نمی‌شود، بلکه برای انجام اقدامی خاص است؛ مانند مطالعه نظریه کارشناس و اعلام نظر، ارائه دفاعیات در دادسرا، یا معرفی شهود.
در این شرایط، هرگز مراجعه را به روز آخر موکول نکنید. این یک اشتباه راهبردی است. اولاً، ممکن است انجام کاری که از شما خواسته شده، خود زمان‌بر باشد. ثانیاً، هیچ تضمینی وجود ندارد که در روز آخر، اتفاقی پیش‌بینی‌نشده مانع حضور شما نشود. اگر چه در صورت وجود دلیل موجه، ممکن است عذر شما پذیرفته شود، اما هرگز آگاهانه و از روی اهمال، شرایط را برای خودتان دشوار نسازید.
وقتی که حضورتان به دلیل ابلاغیه نیست
گاهی ابلاغیه‌ای برای شما نیامده است، اما خودتان می‌خواهید بابت موضوع به دادگاه مراجعه کنید.
نکته مهم این است که باید بدانید چه زمانی مراجعه حضوری ضرورت دارد و چه زمانی ارسال لایحه کفایت می‌کند.
برای مثال، اگر اخطار رفع نقص برای شما صادر شده و علت آن، پرداخت ناقص هزینه دادرسی است، نیازی به مراجعه حضوری نیست و ثبت لایحه از طریق دفاتر خدمات قضایی کفایت می‌کند. اما فرض کنید اخطار رفع نقصی دریافت کرده‌اید که از شما می‌خواهد هزینه بیشتری بپردازید، ولی مبلغ دقیق آن مشخص نشده است. در این حالت، چون مهلت شما محدود است و ممکن است لایحه شما به‌موقع دیده نشود، هوشمندانه‌ترین کار این است که هم لایحه ارسال کنید و هم برای پیگیری حضوری به دادگاه مراجعه نمایید.
همچنین اگر قصد دارید برای مطالعه پرونده به دادگاه بروید، باید حتماً ابتدا لایحه‌ای با عنوان «درخواست مطالعه پرونده» ثبت کنید و سپس به شعبه مراجعه نمایید؛ مراجعه مستقیم بدون ثبت لایحه در این مورد به احتمال زیاد بی‌نتیجه خواهد بود.
در مقابل، تصور کنید ابلاغیه‌ای برای شما ارسال شده که شما را به عنوان «خواهان» به جلسه رسیدگی دعوت می‌کند، در حالی که اطمینان دارید هرگز دعوایی طرح نکرده‌اید. در چنین شرایطی، می‌توانید بدون ارسال لایحه، مستقیماً به شعبه مراجعه کرده و موضوع را پیگیری کنید.
با توجه به تنوع دلایل مراجعه و پیچیدگی‌های احتمالی، توصیه می‌کنم پیش از هر اقدامی، به ویژه اگر دادگاه از محل زندگی شما دور است یا موضوع فوریت دارد، حتماً با یک وکیل یا مشاور حقوقی مشورت کنید. آن‌ها می‌توانند به شما بگویند که برای پیگیری موضوع خاص شما، کدام روش (ارسال لایحه، مراجعه حضوری یا هر دو) مناسب‌تر است.
در نهایت، برای تمام مراجعاتی که زمان مشخصی ندارند، اگرچه قاعده قانونی خاصی وجود ندارد، توصیه قاطع من این است که صبح زود و در اولین ساعات اداری در محل حاضر شوید. در ساعات پایانی روز، ممکن است زمان کافی برای انجام کار شما وجود نداشته باشد یا فردی که باید کار شما را انجام دهد، مانند مسئول بایگانی یا مدیر دفتر، زودتر محل کار را ترک کرده باشد.
این نکته را هم فراموش نکنید که برای مراجعه به واحدهای اجرای احکام، اصولاً باید از قبل نوبت الکترونیکی دریافت کرده باشید. پیش از حرکت، از طریق سامانه مربوطه اقدام کنید یا در صورت عدم موفقیت، به یکی از دفاتر خدمات الکترونیک قضایی مراجعه نمایید.
البته اگر کار شما بسیار ضروری بود و نوبت خالی وجود نداشت، گاهی ممکن است در واحدهای اجرا، بدون نوبت نیز کار شما را انجام دهند؛ اما روی این استثنا حساب نکنید. همچنین اگر خود واحد اجرا از شما خواسته بود که در تاریخ خاصی مراجعه کنید، اما نتوانستید برای آن تاریخ نوبت بگیرید، باز هم در همان تاریخ به واحد اجرا مراجعه کنید.
با توضیحاتی که دادم، اکنون بخش مهمی از نکات مربوط به زمان حضور را می‌دانید. اما در ارتباط با موضوعات پیچیده‌تر، مانند اینکه آیا مراجعه حضوری ضروری است یا ارسال لایحه کفایت می‌کند، یا زمانی که با مورد نگران‌کننده‌ای در ابلاغیه مواجه می‌شوید و مثلاً از شما خواسته‌اند کفیل یا ضامن همراه داشته باشید، می‌توانید روی کمک من حساب کنید. برای بررسی دقیق شرایط پرونده‌تان و انتخاب بهترین راهکار، می‌توانیم در این موارد با هم گفت‌وگو کنیم.
شما یادداشت شماره 2 از مجموعه در دادگاه چگونه باشیم؟ را مطالعه کرده‌اید. یادداشت‌های این مجموعه به ترتیب عبارتند از: