پروندههای قضایی اسم ندارند. برای شناسایی آن‌ها، سه شماره مهم وجود دارد: شماره پرونده، ردیف فرعی و شماره بایگانی.
این شماره‌ها در عمل بسیار کاربردی هستند. فرض کنید می‌خواهید برای مطالعه پرونده‌تان به دادگاه بروید. از میان هزاران پرونده، کدام یکی مال شماست؟ یا قرار است به رای دادگاه اعتراض کنید؛ اما آن پرونده کجاست و توسط کدام دادگاه صادر شده است؟ یا می‌خواهید لایحه‌ای بفرستید؛ چگونه این لایحه دقیقاً در پرونده موردنظر قرار می‌گیرد؟
در همه این موارد، کافی است شماره‌های مربوط به پرونده را درست اعلام کنید.
حال سؤال این است که این شماره‌ها چه هستند و از کجا می‌آیند؟ در ادامه به زبان ساده توضیح می‌دهم. در نهایت نیز خواهم گفت که در عمل، کدام ترکیب از این شماره‌ها رایج‌تر و کاربردی‌تر است.
شماره پرونده چیست؟
وقتی در یک مرجع قضایی مثل دادگاه، دادسرا یا شورای حل اختلاف پروندهای تشکیل میشود، به آن یک شماره پرونده اختصاص داده میشود. این شماره شبیه کد ملی آن پرونده است؛ یعنی از همان ابتدا مشخص میشود و تا همیشه ثابت میماند.
برای مثال، فرض کنید پروندهای چند سال پیش در شورای حل اختلاف تشکیل شده است. بعد به دادگاه صلح رفته، دادگاه صلح آن را به دادگاه عمومی حقوقی تهران فرستاده، آن‌جا تشخیص داده‌اند که باید در کرج رسیدگی شود و پرونده را به دادگاه عمومی کرج ارسال کرده‌اند. دادگاه کرج رأی صادر کرده، به رأی اعتراض شده و دادگاه تجدیدنظر استان البرز به آن رسیدگی کرده است.
در همه این مراجع، شماره پرونده همان است که از ابتدا بود.
بعدتر که پرونده مختومه شد، چند سال دیگر هم شماره آن همان است. همان‌طور که کد ملی هر شخص منحصربهفرد است، شماره پرونده نیز هرگز تکراری نیست.
ردیف فرعی چیست؟
گفتیم یک پرونده ممکن است میان محاکم دست‌به‌دست شود. در این حالت شماره پرونده ثابت میماند، اما ردیف فرعی عوض میشود.
برای نمونه، فرض کنید پروندهای با شماره فرضی 140123456789876543 ابتدا به دادگاه عمومی، سپس به دادگاه تجدیدنظر و نهایتاً به واحد اجرای احکام رفته است. در همه این مراحل، شماره پرونده همچنان 140123456789876543 است، اما ردیف فرعی به‌ترتیب برابر 1، 2 و 3 خواهد بود.
حال فرض کنید از قاضی دادگاه عمومی حقوقی بپرسید: «آیا شما به پرونده 140123456789876543 رسیدگی کرده‌اید؟» پاسخ دقیق این است که بله، ردیف اول این پرونده در این شعبه بوده است.
یا اگر بخواهید روند پرونده در مرحله تجدیدنظر را بررسی کنید، کافی است ببینید شماره و ردیف فرعی کدام پرونده با آن‌چه می‌خواهید مطابقت دارد.
یا فرض کنید قرار است از شخصی بابت شهادت کذب در یک پرونده شکایت کنید. این شخص در کدام دادگاه شهادت داده است؟ برای پاسخ دقیق، کافی است شماره پرونده و ردیف فرعی را مشخص کنید.
شماره بایگانی چیست؟
پروندهها در هر شعبه رسیدگی‌کننده باید در قفسه‌ها بایگانی شوند. برای این کار، در هر شعبه یک شماره مجزا برای هر پرونده تعیین می‌کنند که به آن «شماره بایگانی» می‌گویند. بدیهی است که یک پرونده واحد در شعب مختلف ممکن است شماره بایگانی متفاوتی داشته باشد.
مثلاً فرض کنید پرونده شماره 140123456789876543 به ردیف فرعی 1 در شعبه 12 یکی از دادگاه‌های عمومی رسیدگی میشود. شماره بایگانی این پرونده در آن شعبه ممکن است 0400142 باشد. بعداً پرونده به شعبه 4 دادگاه تجدیدنظر استان می‌رود؛ شماره بایگانی در این شعبه شاید 0300280 باشد.
بی‌اطلاعی از این موضوع گاهی افراد را به اشتباه می‌اندازد. برای مثال، شخصی که شماره بایگانی پرونده‌اش در مرحله بدوی 0400142 بوده، برای پیگیری به شعبه تجدیدنظر می‌رود. از او می‌پرسند شماره بایگانی چیست؟ او همان 0400142 را اعلام می‌کند، در حالی که شماره بایگانی پرونده در آن‌جا متفاوت است، مثلاً 0300280.
نکته دیگر این است که شماره بایگانی‌ها در هر شعبه منحصربهفرد هستند، اما به‌طور کلی شاید صدها پرونده در شعب مختلف با شماره بایگانی یکسان وجود داشته باشد. پس در مثال بالا، اگر مدیر دفتر بخواهد بررسی کند کدام پروندهها در مرحله بدوی شماره بایگانی 0400142 داشته‌اند، احتمالاً با تعداد زیادی پرونده مختلف روبه‌رو میشود.
اما اساساً این شماره بایگانی به چه درد می‌خورد؟ موضوع مدیریت اطلاعات است. شماره پرونده به‌صورت سیستمی و در مقیاس کل سیستم قضایی تعیین میشود؛ چنین شماره‌ای برای بایگانی کردن پروندهها در یک شعبه خاص چندان مناسب نیست. مثلاً هر کتابی یک شابک دارد، اما استفاده از این کد برای بایگانی کتاب‌ها بهینه نیست. هر کتابخانه‌ای یک کدگذاری مجزا برای قرار دادن کتاب‌ها در قفسه می‌کند. شماره بایگانی هم چنین کارکردی دارد.
چگونه به پروندهها اشاره کنیم؟
گفتیم که یک پرونده ممکن است میان مراجع قضایی دست‌به‌دست شود. برای اشاره به یک پرونده، کاملترین حالت این است که به هر سه شماره و حتی نام دادگاه اشاره کنیم. مثلاً: «ردیف 1 پرونده به شماره 140123456789876543 مطروحه در فلان مرجع قضایی به شماره بایگانی 0400142».
اما رایجترین حالت اشاره به شماره پرونده و شماره بایگانی است. مثلاً می‌گویند: «پرونده شماره کلاسه 140123456789876543 و بایگانی 0400142».
در مکالمات شفاهی، اگر مستقیماً با یک شعبه خاص در ارتباط باشیم، همین که شماره بایگانی را بگوییم کاملاً مشخص است کدام پرونده را می‌گوییم. در این حالت نیازی نیست همه اعداد را بگوییم مگر برای اطمینان از درستی شماره بایگانی، باقی اطلاعات را هم بپرسند. پس وقتی به شعبه‌ای مراجعه می‌کنیم که مثلاً ببینیم آیا آخرین لایحه‌مان در سیستم قرار گرفته یا نه، کافی است بگوییم: «بابت پرونده به شماره بایگانی 0400142 سؤال داشتم». اگر خواستند، شماره پرونده را هم می‌گوییم.
البته توصیه می‌کنم که برای پیگیری پروندهها و تنظیم لوایح مهم مثل دادخواست، شکواییه، اعتراض به رأی و دفاعیه، از متخصصان حقوقی کمک بگیرید.
شما یادداشت شماره 2 از مجموعه دانستنی‌های پایه را مطالعه کرده‌اید. یادداشت‌های این مجموعه به ترتیب عبارتند از: